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论文：灰色文献的情报价值与开发利用的措施
摘 要
分析了灰色文献的特点与情报价值，指出了灰色文献在开发利用方面存在的问题，探讨了灰色文献开发利用的有效措施。
关键词
灰色文献 情报价值 开发利用 措施
灰色文献，一般指通过常规的出版流通途径或一般的查阅方法难以获得的、有使用价值的各种知识信息载体，又称特种文献或内部资料。它是当前国内外图书情报界公认的重要情报源之一，在我国科学研究和经济建设中将发挥越来越重要的作用。因此，重视和加强对灰色文献的搜集、管理与开发利用是当前图书馆工作中一项不可忽视的工作。
1 灰色文献类型、特点与情报价值
灰色文献的类型很多，它包括：没有公开出版的各种政府机关内部报告、政府文书、政策性文件及调研报告；各种内部专业技术报告和学术会议资料；未正式出版的学位论文；内部书刊、书信、手稿；档案文献；未在媒体上正式出现的商业广告、企业产品样本、产品目录和技术开发信息资料；科研情报机构的内部出版物；内部音像、视听、机读缩微和感光性文献资料等。它们内容丰富，信息量大，涉及各个学科、各种主题，反映最新的科研动态、成果和信息，既提供最新的政策、社会热点问题，也报道各种社会科学研究课题的成果，有的甚至是学术上的重要创见；同时，灰色文献出版及时迅速，资料来源可靠， 具有权威性。因而它是一种反映各领域发展动态、发展水平的高质量、新信息的信息源，蕴含的情报价值是常规文献所无法代替的。下面列举几种较为重要而常见的灰色文献，分析其情报价值。
1.1 政府出版物 它是各级政府及其所属部门公开的文件，情报价值很高，能准确提供有关方针、政策及具体措施等，指导各项工作顺利开展。
1.2 社会调查报告 它反映社会的实际情况和民众的心态等，常被提供给政府或有关决策部门，作为其制定政策的参考依据。
1.3 科技报告 也称研究报告或技术报告， 它是研究课题进展情况的实际记录与研究成果的系统总结。科技报告多属尖端学科的重大课题，内容专深具体，资料准确可靠，情报价值极高；有些科技报告还附有大量的数据、图表和原始记录等资料，是非常重要的情报源。
1.4 学术会议文献 它是指各种学术会议上宣读的论文、 报告和会前、会后编印的文献资料。大多数会议文献具有独到的学术见解和新颖的学术观点，学术质量较高。同时，许多会议文献还公布科研人员取得的新进展与新成果，并提出新的研究课题和新的研究设想。因此，学术会议文献是进行学术交流和传播科技情报信息的重要情报源。
1.5 学位论文 它一般具有选题新颖、引用资料广泛、论述系统等特点，是一种重要的原始研究成果，对科研工作有较大的参考作用和较高的情报价值。据了解，全国自然科学和哲学、社会科学的硕士、博士学位论文，每年的生产量就达近万件。
1.6 内部刊物和内部交流资料 它们能反映出各行各业的最新动态和有关部门的最新研究成果，也能反映出有关协作研究的具体情况，其内容特殊，且传递及时，具有其它文献所不具备的情报价值。
2 灰色文献在开发利用方面存在的问题
2.1 重视不够 受传统观念影响，图书情报界缺乏搜集开发利用灰色文献的意识。认为这些资料“不正规”，只是昙花一现，所以对搜集不够重视；同时由于宣传不力，人们对灰色文献的开发利用意识不强。灰色文献的价值长期处于一种潜伏状态。
2.2 搜集困难 灰色文献在出版、发行和流通方面有其固有的属性和特点。灰色文献是不公开出版发行的，它不通过一般的商业性出版物的流通渠道发行，在书店、书摊上难以获取。发行范围由出版者自行决定，多数只在内部流通，或只发送给与该类文献有关的部门和个人。加上灰色文献编辑出版无规律，资料分散，数量少，透明度低，又没有固定的渠道，因此，给搜集带来一定的困难。
2.3 不便管理 灰色文献出版无计划，没有固定格式，不便于收藏和统一管理。缺期、断年情况时有发生，收藏存在不完整、不系统的情况。加上分散保管，所以要查找系统资料相当困难。
2.4 书目失控，不易查检 由于灰色文献都由非正式出版单位印制，大都没有统一固定的格式，不少文献出版标志不全，无法反映文献的整体特征，不便于书目控制。所以一般没有编制目录，不作书目报道。用户很难对它进行检索查阅。
3 灰色文献开发利用的措施
3.1 转变观点，提高认识 在当前信息时代中，灰色文献已成为世界各国越来越重视的文献信息资源。要改变传统观点，提高认识，积极探寻灰色文献源，并对其进行科学整理和加工，广泛宣传，积极开发，让更多的用户来利用灰色文献。
3.2 制定灰色文献资源建设规划 主要包括制定收集制度（如呈缴本制度，文摘报道制度等）以及规定有关整理加工报道的方法。由于学位论文、科技报告、学术会议文献的信息量大、文字篇幅长，加工要求严格，给上缴单位的工作人员增加了较大工作量。因此，在灰色文献资源建设过程中，可采取国家或系统拨给专项事业费的方法，也可实行有偿收集和有偿提供。
3.3 建立专门搜集管理机构 为了做好灰色文献的搜集管理工作，应建立一个灰色文献专门搜集管理机构，并制定管理条例，确定灰色文献的收藏原则和保管细则，对灰色文献的搜集范围、搜集方式、保管方法及保管年限等作出规定；配备专业管理人员，负责灰色文献的搜集、收藏、整理、技术处理及咨询工作。通过协调、征集、复制、登记等手段，把分散的灰色文献集中起来进行科学管理，化无序为有序，以提供用户利用。在管理过程中，首先要对灰色文献进行筛选，把思想性好、科学价值大、实用性高的文献保留下来，以提高灰色文献的利用价值。
3.4 广辟灰色文献来源 首先，广泛收集书目信息，从大量非正规渠道出版的书目订单上挑选出较有价值的灰色文献，将被动征集与主动采购相结合，以此途径收集更多有用的灰色文献。其次，争取捐赠。据调查，有相当一部分灰色文献存在于单位或私人藏书之中，所以应大力争取单位或社会各界人士把通过各种途径获得的各类灰色文献捐献出来，让社会公众共知共享。再次，要加强馆际之间的联系，协商做好馆际互借和馆际交换工作。
其中，交换是获取灰色文献的最主要手段，要建立稳定的交换关系，长期开展交换活动。平时要注意国内外专业学术会议的召开信息，及时联系，以获取会议资料，尤其应与有关部门协商建立一定的协调机制，使与会者将会议资料交图书馆保存，做到资源共享。也可以直接派人参加学术会议，收集会议资料，参加与科研设计有关的书展、产品展览会等，收集产品样本、产品目录；或者根据书目广告信息源，向企业单位函索技术资料、样本、目录等灰色文献。
3.5 深入开发馆藏灰色文献资源 首先，充分揭示馆藏。在搜集到灰色文献之后，应根据本单位的性质、任务和不同读者的要求，对灰色文献进行系统的整理。可以按单题资料、内部文件、论著、教材、讲义、论文汇编、学位论文、企业产品样本、期刊检索书刊等形式分类排架，具体内容再依学科按《中图法》进行分类整序。并编制馆藏灰色文献目录，按《中国文献编目规则》进行著录和标引。可以采取以灰色文献篇名、责任者、收藏单位或收藏个人为基础的著录方式。同时，定期进行书目报道，加强宣传，吸引更多的读者来利用灰色文献。还可以考虑建立专门的灰色文献阅览室，方便读者查找使用。
其次，深入加工。积极编制二、三次文献。例如对灰色文献的重点篇章进行索引、文摘、简讯等加工，也可以加工成内容提要、综述等。让灰色文献中的新观点、新方法、新技术和新经验能够得到及时通报，提高利用率。再次，进行专题汇集工作。根据教学、科研和生产的需要，确定若干专题，再从中筛选出与专题有关的内容，进行专题报道或专题资料汇编等工作，为读者进行系统学习和研究提供方便。也可以将灰色文献中的技术知识撷取出来提炼成技术产品，推荐或转让给生产部门，以加速知识和信息的物化过程，从而创造出新的物质财富。
3.6 不断提高灰色文献的收藏质量 对于馆藏灰色文献，图书馆工作者除了做好日常的分类、排架、目录组织等工作外，要注意及时纳新剔旧，使馆藏灰色文献具有较高的质量，更好地满足读者的要求。
3.7 建立灰色文献数据库，走联合开发之路 计算机技术和现代通讯技术的发展，给灰色文献的管理和开发利用创造了极为有利的条件。为了提高灰色文献的利用率，充分发掘其情报价值，采用现代信息技术建立灰色文献数据库，并建立多元检索途径，以方便用户通过多种检索渠道获得有关情报信息；通过计算机网络提供远程查阅，以提高用户的检索速度。同时为用户提供多种检索方式，拓宽检索范围，走联合开发道路，从而达到资源共享。
参考文献
1 周悦珍．国内特种文献的情报价值与开发利用．图书情报知识，1999（2）2 郑满庄．论灰色文献书目失控的原因及对策．图书情报工作，1998（1）3 黄小斌．论文献信息资源的综合开发策略．图书情报工作，1999（1）4 赵娟．浅谈灰色文献．图书馆建设，1999（1）5 朱正娴．不可忽略的信息资源—灰色文献．图书馆，1998（3）6 姜振儒．试论灰色文献研究形状与趋势．情报理论与实践，1997（5）
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